凯仕艾（上海）认证有限公司管理体系认证程序
发布日期：2020-1-19
1、申请方须知
1.1 管理体系认证申请的基本条件
申请管理体系认证的组织应符合以下基本条件：
a）申请方应具有明确的法律地位，对有行政许可要求的，已取得相应行政许可；
当申请方存在多场所并与总部一起申请时，拟申请认证的多场所亦应提供相应的
法律证明文件,同时提供与总部一起申请认证的书面承诺文件。
b）申请方已按认证标准建立了文件化的管理体系，并已有效运行三个月以上，
并且已实施了一次完整的内审和管理评审。
c) 产品和（或）服务符合适用的我国和进口国（地区）相关法律、法规、标准
和规范的规定。
1.2 认证申请程序
1.2.1 申请方可以书面形式、面谈或电话、Email 的方式向公司查询有关认证事
项和提出认证申请意向。
1.2.2 公司获悉认证申请意向后，将首先判断客户对认证标准和认证范围的要求
是否在公司的业务范围内，是否具备专业审核能力。
1.2.3 申请方应填写完整的《管理体系认证申请书》，并按要求提供认证所需资
料。资料包括：
a) 法律地位的证明文件（包括：企业营业执照/统一社会信用代码、事业单位法
人证书、 社会团体登记证书、非企业法人登记证书、党政机关设立文件等）的
复印件。若管理体系覆 盖多场所活动，应附每个场所的法律地位证明文件的复
印件（适用时）、组织机构代码证的复印件（适用时）；
b) 适用时，提供管理体系覆盖的活动所涉及有效期内的资质证书、行政许可证
明、资质证书、强制性认证证书等相关的法律法规要求的证明文件（复印件）；
c) 组织的一般特性，包括名称、地址、多场所、临时场所、认证范围、流程等；
d) 多场所、临时场所清单（适用时）；
e) 有效版本的管理体系策划的形成文件的信息等，包括管理手册或管理体系说
明；程序文件或管理制度汇编；管理体系范围的燃油税（若包含在手册或说明中
可不单独提供；产品生产/服务过程外包的说明（若包含在手册或说明中可不单
独提供）；管理体系方针与目标（若包含在手册或说明中可不单独提供）
f) 管理体系覆盖的产品或服务有关的法律法规、规范和标准清单；
g) 不可接受风险因素清单（适用于职业健康安全管理体系）；
h) 重要环境因素清单（适用于环境管理体系）；
i) 是否接受过与拟认证的管理体系有关的咨询，如果接受过，由谁提供咨询
j）管理体系已有效运行 3 个月以上的证明材料；
k）其他与认证审核有关的必要文件。
1.2.4 若申请方拟将持有的其他认证机构的认证证书转换为凯仕艾认证证书时，还
需提供：
a) 原认证机构颁发的管理体系认证证书复印件；
b) 认证周期内历次审核的审核计划、审核报告、开具的不符合项报告及其纠正
和纠正措施实施证据；
c) 如实填报《关于转换认证机构的声明》。
1.2.5 本公司在接到申请方提交的管理体系认证申请书将进行评审，以决定是否
受理，并将评审结果通知申请方。如决定不受理，将向申请方发送不受理通知书，
并说明不受理的理由。（注：被执法监督部门责令停业整顿或在全国企业信息信
息公示系统中被列入“严重违法企业名单”的申请组织的认证申请，不予受理。）
1.2.6 本公司授权业务人员根据受理评审结论，与申请方商议认证费用，签署《管
理体系认证合同》。《合同》一式两份，凯仕艾和申请方各执一份。认证合同的内
容填写应完整、准确、清晰。
2、 认证收费规则
2.1 认证费用的构成
认证费用的构成包括：认证申请费（涉及初次认证、再认证及认证范围扩大
的申请）、审核费、审定与注册费、年金和其他费用。各项费用具体收费标准，
详见凯仕艾相关规定。
2.2 审核人员差旅、食宿费
在审核过程中审核人员所发生的差旅、食宿费用由申请客户支付或按双方合
同中商定方式执行。
2.3 认证费用的支付
申请方应按《管理体系认证合同》的约定，按时向本公司支付各项费用。
3. 申请认证客户的权利和义务
3.1 权利
1）获取凯仕艾认证公开文件和信息。
2）申请认证、接受审核和认证决定过程不受歧视。
3）对审核计划安排和可能影响认证公正性的审核组成员提出调整和变更的要求；
澄清不符合事实和对审核报告提出意见；
4) 对凯仕艾的认证审核工作、审核结论及工作人员违反规定的问题有权向凯仕艾公
司，直至国家监管部门提出申诉/投诉。
5）获证客户有正确使用认证证书和标志的权力；
6）根据客户产品和（或）服务、管理体系等的变化，有权向凯仕艾提出扩大或缩
小认证范围。
7）认证证书到期前，可向凯仕艾申请再认证或不再保持认证。
3.2 义务
3.2.1 遵守国家法律、法规及与凯仕艾的合同和有关规定。
3.2.2 接受国家、地方行业主管部门及凯仕艾相关认可机构实施的见证评审、特殊
审核，需要时应为接纳到场的观察员提供条件。
3.2.3 申请组织获得认证后持续有效运行管理体系的承诺，并按期接受凯仕艾监督
审核和再认证审核。
3.2.4 依据认证合同要求及时向凯仕艾交纳认证费用。
3.2.5 为进行审核做出全部必要的安排，包括为进行审核、监督、再认证和解决
投诉而准备待审查的文件、开放所有区域、提供记录（包括内部审核报告）和安
排相应的人员。
3.2.6 仅就获证的范围做宣传；在宣传认证结果时不应损害凯仕艾的声誉，不应做
使凯仕艾认为误导或未经授权的声明；确保不采用误导的方式使用或部分使用认证
证书、标志或报告；在传播媒体中（例如文件、小册子或广告等）对认证内容的
引用，应符合凯仕艾的要求。
3.2.7 当接到暂停或撤销认证通知时（不论何种原因），应立即停止使用认证证
书和标志停止认证宣传及所有引用认证资格的广告材料的使用，并按凯仕艾的要求
交回认证证书等所有认证文件。
3.2.8 按要求向凯仕艾提供有关投诉记录和依据管理体系标准或其他引用文件要
求所采取的纠正措施记录。
3.2.9 获证客户管理体系发生的变更等情况应及时通报凯仕艾，包括：
a) 法律地位、生产经营状况、组织状态或所有权变更及取得的行政许可资格、
强制性认证或其他资质证书变更的信息；
b) 管理体系和过程的重大变更；
c) 获证管理体系覆盖的运作范围的变更；
d) 发生质量事故、环境事故、职业健康安全事故和国家监督抽查中发现的不合
格等情况及处理措施；
e) 顾客及相关方重大投诉；
f) 重要技术管理人员流失导致体系有效性下降；
g) 适用的法律法规要求的变更；
h) 其他重要信息。
3.2.10 对所提供申请材料和审核证据的真实性、全面性和准确性负责（包括但
不限于体系覆盖人数的真实性），如因提供虚假证件或虚假/不准确/不全面证据
或虚假/不准确/不全面数据而导致证书被暂停或撤销时，认证客户负全部责任。
4、凯仕艾的权利和义务
4.1 权利
4.1.1 按照国家相关法律法规要求，制定凯仕艾的认证审核工作程序和管理规定，
制定认证证书、认证标志的使用规定。
4.1.2 在拟认证的范围内按相关工作程序和管理规定实施审核并做出认证决定。
4.1.3 要求客户按认证合同的约定支付认证费用。
4.1.4 对获证客户进行监督审核和再认证。
4.1.5 处理来自客户或其他方面有关认证的申诉、投诉和争议。要求客户提供有
关认证审核、监督审核、再认证或解决投诉所必需的文件资料。
4.1.6 对获证客户的顾客投诉和依据管理体系标准或其他引用文件要求所采取
纠正措施记录的调阅。
4.1.7 凯仕艾拥有认证文件（如认证证书、审核报告等）的所有权，当获证客户的
管理体系不再符合相关标准等要求时，有权暂停或撤销获证客户的认证资格。当
撤销认证资格时，有权要求获证客户交回认证证书。当发现获证客户错误引用认
证状态或误导性使用认证证书、标志或审核报告时，有权进行调查并采取措施。
此类措施可以包括要求纠正或采取纠正措施、暂停认证、撤销认证、公告违规行
为以及必要的法律措施。
4.1.8 当获证客户管理体系范围内产品/服务/活动发生重大事故、严重投诉、严
重违反国家法律法规等不符合时，凯仕艾有权对获证客户进行特殊审核。
4.2 义务
4.2.1 凯仕艾的服务对所有申请管理体系认证的客户开放。
4.2.2 对认证的批准、保持、变更、暂停和撤销负责。
4.2.3 不进行任何有关管理体系建立和保持的咨询。
4.2.4 将凯仕艾有关认证的要求及其更改及时通知有关方面。
4.2.5 回答和解释客户所提出的质疑，并提供相关信息。
4.2.6 及时向 CNCA 上报获证客户的审核及证书信息，并在公司网站公布获证客
户信息。
4.2.7 有义务接受来自客户及其它相关方的与认证有关的投诉和申斥，并进行妥
善处理，可能时并将处理结果告知有关方。
5 认证审核程序
申请方与凯仕艾签订了正式的《管理体系认证合同》后，启动认证审核工作。
5.1 安排文审人员对申请客户所提供的管理体系文件进行文审，制定审核方案，
包括任命审核组长、选择审核组其他成员、确定审核时间等。
5.2 现场审核前，由审核组长编制审核计划后书面通知受审核方，并得到受审核
方对审该计划的书面确认。
5.3 管理体系初次认证审核分两个阶段进行，申请方应通过第一阶段审核后才能
进行第二阶段审核。当受审核方管理体系覆盖了多个场所时，应对每一生产场所
实施现场认证审核，以确保审核的有效性。
5.4 审核组按照审核计划实施现场审核。
5.5 对现场审核中发现的不符合项，受审核方应制定相应的纠正和纠正措施并予
以实施，并以书面形式报告审核组长。只有在对所有不符合项都采取了相应的纠
正和纠正措施并验证有效之后，审核组长才可以向凯仕艾推荐认证注册。
5.6 审核组长向凯仕艾提交审核报告，审核报告中需要对受审核客户的管理体系是
否符合相关标准和认证要求做出说明。经凯仕艾审议批准后的审核报告应提交受审
核方或审核委托方。
5.7 认证批准与注册
凯仕艾对审核组提交的现场审核资料（包括审核报告）进行审议，做出认证决
定结论，批准认证注册并签发认证证书，向获证客户发放认证证书和相关获证材
料。同时将获证客户相关信息在公司网站予以公告。对未被批准的受审核方，质
环 会及时通知受审核方并说明原因。
5.8 监督审核
5.8.1 监督审核的目的
监督审核的目的是为了确认认证证书的持有者其管理体系是否持续满足认
证标准的要求，并应实现自我完善和持续改进。监督审核的结果，将作为凯仕艾做
出保持、缩小、暂停、 撤销决定的依据。
5.8.2 监督审核的频次
监督审核拟每年一次（但不限于一次），第一次监督审核应在初次认证决定
之日起 12 个月内进行，其后的相邻的两次监督不能超过 12 个月。需要时，监
督审核可以在一年中进行一次以上的监督审核，以覆盖监督审核的所有要求。为
考虑诸如市场、季节的管理体系认证等因素，可能有必要调整监督审核的频次；
当获证客户管理体系发生重大变更，或发生重大质量/环境/ 职业健康安全事故
时，凯仕艾应增加跟踪监督的频次。
5.8.3 监督审核的内容监督审核至少要包括对以下方面的评审：
* 与负责管理体系的管理层人员面谈
* 对上次审核中确定的差异项和不符合项所采取的措施，以及自前次审核后
未关闭的问题项
* 管理体系的任何变更
* 管理体系在实现客户目标（包括为实现持续改进所策划活动的进程）方面
的有效性
* 对内审的评审，包括对前次内审结果的跟踪
* 对管评的评审
* 对投诉采取的措施
* 运行控制
* TQCSI 认证标志、韩国认可标识的使用情况
* 确定监督审核方案，要考虑内审方案及其可靠性
* 客户对证书和认证/认可标志使用的适合性
* 审核与产品控制活动相关的生产现场，审核生产现场的审核时间≥总审核
时间的 1/4。
* 体系覆盖的产品不能抽样，必须全部进行审核。
5.9 在证书有效期内，获证客户应及时向凯仕艾通报以下信息：
a) 法律地位、生产经营状况、组织状态或所有权的变更；取得的行政许可资格、
强制性认证或其他资质证书变更；
b) 组织和管理层(如关键的管理、决策或技术人员)的变更，法定代表人、最高
管理者、主要联系人变更；
c) 获证管理体系覆盖的运作范围的变更（含地理位置、场所、产品/服务、活动
等）；
d) 管理体系和过程、工艺、环境等的重大变更；
e) 发生重大问题(质量/环境/职业健康安全事故、执法检查不合格、行业通报
等)；
f) 客户及相关方的重大投诉；
g) 客户名称、联系地址和场所、通讯方式等的变更等；
h) 其他重要信息。
5.10 再认证
认证证书有效期满前三个月，获证客户应以书面的形式向 凯仕艾 提出再认证
申请，再认证现场审核应至少在认证证书到期前一个半月进行，且与上次监督审
核的时间间隔不得超过 12 个月，不符合项的关闭及认证决定应在在证书期满前
整改完毕，再认证合格后，换发新的认证证书。如果在认证终止日期前，凯仕艾 不
能对获证客户完成再认证审核或不能验证对严重不符合实施的纠正和纠正措施，
则不应推荐再认证，获证客户不在拥有认证的效力。在认证到期后，如果在 6 个
月内完成未尽的再认证活动，则可以恢复认证，否则应至少进行一次第二阶段才
能恢复认证。证书的生效日期应不早于再认证决定日期，终止日期应基于上一个
认证周期。再认证程序与初次评审程序一致。
5.11 其他特殊审核为调查投诉、对变更做出回应或对被暂停的客户进行追踪等情况，可能需要
在提前较短时间通知获证客户后或不通知获证客户就对其进行非例行审核。非例
行审核根据特定因素进行策划。
6、 终止审核、认证范围的扩大与缩小
6.1 终止审核
对申请客户的现场审核时如发生以下情况 凯仕艾 将终止客户的认证活动：
a）申请客户对审核活动不予配合，审核活动无法进行；
b）申请客户实际情况与申请材料有重大不一致；
c）其它导致审核程序无法完成的情况。
审核组将已完成的审核工作和终止审核的原因形成审核报告，提交联合协作场。
6.2 认证范围的扩大与缩小
获证客户如需要扩大认证范围，应向凯仕艾提出书面申请。审核可结合监督审
核一并进行或单独进行，但应适当增加审核时间并收取相应的费用。获证客户申
请缩小认证范围或审核组按现场审核情况要求缩小认证范围时，凯仕艾将重新颁发
证书，如有必要则派审核组进行现场核查。认证范围的扩大申请、评审、批准的
实施参照初审程序进行。认证范围缩小可结合监督检查进行评审或安排专人处
理，评定合格后换发证书。
7、认证资格的保持、暂停与撤销
7.1 认证资格的保持
认证注册资格保持的条件:
a) 获证方的管理体系运行良好，无严重不符合；
b) 获证方上次审核的所有不符合纠正措施保持有效；
c) 获证方的证书和标志使用符合规定要求；
d) 产品实物质量稳定,无重大事故、无顾客重大投诉；
e) 不符合纠正措施在规定期内提交审核组验证有效。
7.2 认证注册资格的暂停
获证方有下列情况之一时，将被暂停认证注册资格：
a)发现管理体系存在系统性或区域性严重不符合，包括体系运行失效；
b)监督审核后，不按审核组规定提交不符合纠正措施及整改结果或纠正措施
验证无效；
c)不按规定使用认证证书和标志，经指出后不予纠正；
d)不按规定交纳认证费用，且指出后仍不交纳；
e)产品质量被法定部门抽检不合格,而又没有采取有效的纠正措施或有顾客
/相关方重大投诉和抱怨;
f)未经公司批准，对认证的管理体系进行更改且影响到认证资格；
g)因组织的原因，不按规定接受监督审核；
h)其他应暂停的情况（企业主动要求暂停）。
7.3 认证资格的撤销
获证方有下列情况之一时，将被撤销认证注册资格：
a) 在暂停认证期限内，未按规定期限采取纠正措施整改或整改效果不满足
规定要求，经指出后仍不整改或整改效果仍然达不要求;
b) 获证方管理体系严重失效，经监督审核确认不能继续保持正常运行，且
在三个月内无法纠正；
c) 获证方发生重大质量事故或严重违反管理体系认证有关的法律法规，造
成严重后果；
d) 有意违反国家认证制度，损坏 KSA 声誉，造成严重影响。
e) 广告和有关宣传材料，弄虚作假，造成严重不良影响。
f) 获证方拒不接受规定的例行监督审核。
